Pourquoi un règlement intérieur conforme à la loi est essentiel en Chine

Élaborer un règlement intérieur complet constitue une étape essentielle pour les entreprises à capitaux étrangers (FIEs) comme pour les sociétés locales opérant en Chine. Ce document, reconnu légalement, définit les politiques de l’entreprise, les règles de travail et les obligations des employés, tout en protégeant les intérêts de l’employeur et des salariés. Dans un environnement de travail complexe et fortement réglementé comme celui de la Chine, un règlement intérieur constitue un outil indispensable pour assurer la conformité et réduire les risques.

Qu’est-ce qu’un règlement intérieur en Chine ?

Un règlement intérieur en Chine est un ensemble écrit de règles et de normes internes qui encadrent les droits et responsabilités des employés : mesures disciplinaires, horaires de travail, rémunération, congés et bien plus encore. Il sert de passerelle entre le droit du travail et les opérations quotidiennes, en proposant des politiques adaptées à la gouvernance interne et à la culture d’entreprise.

Selon la Loi sur les contrats de travail de la République populaire de Chine, les entreprises ont le droit d’élaborer des règles et règlements internes, à condition qu’ils soient établis selon un processus démocratique et communiqués aux employés. Une fois mis en œuvre correctement, le règlement intérieur devient un point de référence majeur dans les litiges de travail et peut être utilisé comme preuve devant les instances d’arbitrage ou les tribunaux.

Éléments clés d’un règlement intérieur

Un règlement intérieur bien structuré en Chine inclut généralement :

• Présentation de l’entreprise : mission, vision et valeurs de l’organisation.

• Politiques de recrutement et d’emploi : pratiques d’embauche, contrats, périodes d’essai et procédures de rupture.

• Code de conduite : comportements attendus, politique anti-discrimination et gestion des conflits d’intérêts.

• Temps de travail et assiduité : horaires standards, politique des heures supplémentaires et suivi de présence.

• Rémunération et avantages sociaux : structure salariale, primes, cotisations sociales et fonds logement.

• Politiques de congés : congés annuels, maladie, maternité/paternité et jours fériés.

• Évaluation de la performance : systèmes d’appréciation et opportunités de développement de carrière.

• Mesures disciplinaires : avertissements, suspensions et licenciements en cas de faute.

• Santé et sécurité : normes de sécurité au travail et responsabilités des employés.

• Mécanisme de réclamation : procédures pour exprimer des préoccupations ou déposer des plaintes.

Implications légales et conformité

Pour être juridiquement opposable, le règlement intérieur doit être élaboré en concertation avec les représentants du personnel ou le congrès des employés, et les salariés doivent être pleinement informés de son contenu. Ce processus inclut la collecte de retours, la signature d’accusés de réception et la diffusion du document par des canaux accessibles. À défaut, le règlement intérieur peut être jugé irrecevable dans le cadre de litiges.

Les entreprises doivent également réviser régulièrement leur règlement intérieur afin de l’adapter aux évolutions législatives et à leurs propres politiques internes. La cohérence avec les contrats de travail est également primordiale, toute contradiction pouvant engager la responsabilité légale de l’employeur.

Bonnes pratiques pour rédiger un règlement intérieur en Chine

• Assurer une parfaite conformité avec le droit du travail chinois et les réglementations locales.

• Adapter les politiques en fonction de la taille, du secteur et du modèle opérationnel de l’entreprise.

• Traduire fidèlement le document en chinois et en anglais pour plus de transparence.

• Impliquer les professionnels RH et les conseillers juridiques dans le processus de rédaction.

• Former régulièrement les employés et communiquer clairement pour garantir une bonne compréhension.

Comment Woodburn Global peut vous accompagner

Chez Woodburn Global, nous comprenons la valeur stratégique d’un règlement intérieur bien conçu pour les entreprises opérant en Chine. Notre équipe d’experts juridiques et RH accompagne ses clients dans la rédaction, la révision et l’adaptation locale de règlements intérieurs conformes au droit du travail chinois. De la consultation initiale aux stratégies d’engagement des employés, nous veillons à ce que vos politiques internes soutiennent à la fois l’efficacité opérationnelle et le respect réglementaire.

---

Woodburn Accountants & Advisors is one of China and Hong Kong’s most trusted business setup advisory firms.

Woodburn Accountants & Advisors is specialized in inbound investment to China and Hong Kong. We focus on eliminating the complexities of corporate services and compliance administration. We help clients with services ranging from trademark registration and company incorporation to the full outsourcing solution for accounting, tax, and human resource services. Our advisory services can be tailor-made based on the companies’ objectives, goals and needs which vary depending on the stage they are at on their journey.

Contact us