Warum Sie rechtlich für den Jahresabschluss Ihrer Hongkonger Gesellschaft verantwortlich sind
Wenn Sie Director einer Gesellschaft in Hongkong sind, tragen Sie persönlich die gesetzliche Verantwortung für deren Finanzabschlüsse.
Nicht Ihr Buchhalter. Nicht Ihr Auditor. Nicht der Dienstleister, der Ihre Unterlagen führt.
Die Verantwortung liegt bei Ihnen als Director.
Das ist einer der Punkte des Hongkonger Gesellschaftsrechts, der von internationalen Gründern häufig missverstanden wird.
Woher kommt diese Verantwortung?
Die Companies Ordinance verpflichtet die Directors dazu, für jedes Geschäftsjahr Finanzabschlüsse zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Section 379 der Companies Ordinance legt diese Verpflichtung ausdrücklich fest.
Hinzu kommt die allgemeine Pflicht eines Directors, das Unternehmen mit angemessener Sorgfalt, Kompetenz und Aufmerksamkeit zu führen.
Sie können die Arbeit delegieren. Die Verantwortung bleibt jedoch bei Ihnen.
Es ist völlig üblich und sinnvoll, einen Buchhalter, Steuerberater oder spezialisierten Anbieter mit der Erstellung der Finanzunterlagen zu beauftragen. Aus rechtlicher Sicht bleiben es jedoch die Abschlüsse Ihrer Gesellschaft und damit eine Verantwortung der Directors.
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Verantwortung für die Finanzabschlüsse umfasst mehrere konkrete Bereiche.
Sie müssen sicherstellen, dass:
ordnungsgemässe Buchhaltungsunterlagen während des gesamten Jahres geführt werden
für jedes Geschäftsjahr Finanzabschlüsse erstellt werden
die Abschlüsse ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Gesellschaft vermitteln
die Abschlüsse von einem unabhängigen Hong Kong CPA geprüft werden
die Finanzabschlüsse eine korrekte Profits Tax Return beim Inland Revenue Department unterstützen
Wenn einer dieser Bereiche nicht ordnungsgemäss erfüllt wird, bleibt der Director verantwortlich.
Welche Folgen kann eine mangelhafte Buchhaltung haben?
Directors, die ihre gesetzlichen Verpflichtungen nicht erfüllen, können sich strafbar machen und mit Geldstrafen konfrontiert werden.
Auch eine mangelhafte Buchhaltung kann langfristige Auswirkungen haben.
Ein qualifizierter Prüfungsbericht kann Fragen von Steuerbehörden, Banken, Investoren oder potenziellen Käufern aufwerfen. Wenn sich schlechte Buchhaltungsprozesse über mehrere Jahre wiederholen, wird die Situation zusätzlich schwieriger.
Wie können Directors ihre Verpflichtungen sicher erfüllen?
Die gute Nachricht ist, dass die Anforderungen mit den richtigen Prozessen gut beherrschbar sind.
Dazu gehören beispielsweise:
eine laufend gepflegte Cloud-Buchhaltung wie Xero
automatische Übernahme von Transaktionen, beispielsweise über ein Airwallex-Geschäftskonto
regelmässige Abstimmung der Konten und Belege
Zusammenarbeit mit einem Berater, der die Anforderungen der Companies Ordinance kennt und den Audit-Prozess begleiten kann
Damit wird die gesetzliche Verantwortung des Directors zu einem klar strukturierten Prozess.
Sie bleiben rechtlich verantwortlich, erfüllen diese Verantwortung aber mit einer geeigneten Buchhaltungs- und Compliance-Struktur deutlich sicherer.
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