Die tatsächlichen Kosten einer Einstellung in Hongkong: EOR oder eigene Gesellschaft?
- Aug 11
- 5 min read
Aktion: Wir bieten ein Paket für die Unternehmensgründung in Hongkong für HK$4.500 an. Enthalten sind die Gründung einer Hongkonger Gesellschaft, die staatlichen Gründungsgebühren, die Gebühren für das Business Registration Certificate, ein Jahr Registered Office und Company Secretary Services sowie ein Geschäftskonto bei Airwallex. Weitere Informationen finden Sie hier.
Jedes Unternehmen, das nach Hongkong expandiert, steht früher oder später vor derselben Entscheidung: Mitarbeitende über einen Employer of Record einstellen oder eine eigene Gesellschaft gründen und direkt beschäftigen?
Oft wird diese Entscheidung als schnell und flexibel gegenüber dauerhaft und unter eigener Kontrolle dargestellt. Das ist grundsätzlich richtig, beantwortet aber nicht die Frage, die Gründer tatsächlich interessiert: Ab welchem Punkt wird die eigene Gesellschaft finanziell sinnvoller?
Nachfolgend finden Sie eine realistische Betrachtung, denn die Antwort ist häufig differenzierter, als sie ein EOR-Anbieter oder ein Gründungsdienstleister standardmässig darstellen würde.
Was beide Modelle tatsächlich beinhalten
Bei einem Employer of Record wird ein Drittanbieter zum rechtlichen Arbeitgeber.
Der Mitarbeitende arbeitet im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen, während der EOR den rechtskonformen Arbeitsvertrag hält, die Lohnabrechnung durchführt, den Mitarbeitenden beim Mandatory Provident Fund anmeldet, die Meldungen zur Salaries Tax übernimmt und Urlaub, Abfindungen sowie Kündigungen nach den gesetzlichen Vorgaben Hongkongs verwaltet.
Dafür zahlen Sie zusätzlich zum eigentlichen Gehalt und den gesetzlichen Arbeitgeberkosten eine Gebühr. Diese wird in der Regel als monatlicher Betrag pro Mitarbeitendem oder als Prozentsatz der Lohnkosten berechnet.
Bei einer eigenen Gesellschaft gründen Sie ein Unternehmen in Hongkong, bestellen einen Company Secretary, unterhalten eine registrierte Geschäftsadresse und übernehmen die Arbeitgeberpflichten selbst.
Dazu gehören unter anderem die Anmeldung und Beiträge zum MPF, die jährlichen Arbeitgebermeldungen, gesetzliche Urlaubsansprüche, Berechnungen zum Jahresende und die weiteren damit verbundenen Compliance-Pflichten.
Das Gehalt und die gesetzlichen Arbeitgeberkosten bleiben bei beiden Modellen grundsätzlich gleich.
Was sich unterscheidet, ist die administrative Struktur darum herum und die Frage, wer den organisatorischen und regulatorischen Aufwand trägt.
Das Gehalt ändert sich nicht. Entscheidend sind die zusätzlichen Kosten rund um die Beschäftigung, und diese verhalten sich bei einem Mitarbeitenden ganz anders als bei zehn.
Warum EOR bei einer kleinen Mitarbeiterzahl häufig gewinnt
Bei einem oder zwei Mitarbeitenden ist ein EOR in vielen Fällen insgesamt günstiger, und das nicht nur auf dem Papier.
Die Gründung einer eigenen Gesellschaft bringt fixe Kosten mit sich, die unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden entstehen.
Dazu gehören die Unternehmensgründung, der Company Secretary, die registrierte Geschäftsadresse, laufende Buchhaltung und Prüfung sowie der jährliche Compliance-Zyklus.
Werden diese Fixkosten nur auf einen Mitarbeitenden verteilt, können sie deutlich höher ausfallen als eine EOR-Gebühr.
Bei zehn Mitarbeitenden sieht die Rechnung bereits ganz anders aus.
Ein EOR reduziert zudem die Vorlaufzeit. Mitarbeitende können häufig rechtskonform in Hongkong beschäftigt werden, bevor eine eigene Gesellschaft vollständig eingerichtet wäre.
Gleichzeitig reduziert das Modell das Risiko von Fehlern bei MPF, Salaries Tax oder gesetzlichen Berechnungen, während Ihr Unternehmen den Markt noch kennenlernt.
Warum die eigene Gesellschaft mit wachsendem Team attraktiver wird
Die EOR-Gebühr wird in der Regel pro Mitarbeitendem berechnet und steigt daher mit der Grösse Ihres Teams.
Viele Fixkosten einer eigenen Gesellschaft bleiben dagegen weitgehend konstant.
Ein Company Secretary und eine registrierte Geschäftsadresse kosten beispielsweise ungefähr gleich viel, unabhängig davon, ob das Unternehmen drei oder dreizehn Personen beschäftigt.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl nähern sich daher zwei Kostenkurven an.
Die kumulierten EOR-Gebühren steigen weiter, während die Kosten einer eigenen Gesellschaft pro Mitarbeitendem sinken.
Dazwischen liegt ein Punkt, ab dem die eigene Gesellschaft finanziell günstiger wird.
Wo genau dieser Punkt liegt, hängt von den Gehältern, dem Preismodell des EOR-Anbieters und davon ab, wie viel Compliance-Aufwand Sie intern übernehmen möchten.
Bei vielen Unternehmen liegt dieser Punkt bereits bei einer niedrigen bis mittleren einstelligen Mitarbeiterzahl.
Die Kosten sind jedoch nicht der einzige Faktor und manchmal nicht einmal der wichtigste.
Eine eigene Gesellschaft wird unabhängig von der Mitarbeiterzahl erforderlich, wenn Sie lokale Verträge im Namen des Unternehmens abschliessen, Genehmigungen halten, eine langfristige Marktpräsenz aufbauen oder dem Geschäft in Hongkong eine eigene rechtliche Identität geben möchten.
Wenn Ihr Unternehmen nicht nur Mitarbeitende in Hongkong beschäftigen, sondern auch sichtbar und dauerhaft als Unternehmen vor Ort auftreten soll, ist die Entscheidung für eine eigene Gesellschaft häufig bereits gefallen.
Welchen MPF- und Salaries-Tax-Aufwand Sie tatsächlich auslagern
Es lohnt sich, genauer zu betrachten, welche Compliance-Aufgaben ein EOR übernimmt und welche bei einer eigenen Gesellschaft direkt von Ihnen getragen werden müssen.
Die meisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen Beiträge zu einem MPF-System auf das relevante Einkommen innerhalb der gesetzlichen Grenzen leisten.
Die rechtzeitige Anmeldung und fristgerechte Zahlung der Beiträge sind verpflichtend.
Arbeitgeber müssen ausserdem jährliche Employer's Returns einreichen, den Beginn und das Ende von Beschäftigungsverhältnissen melden und gegebenenfalls eine steuerliche Freigabe für ausscheidende Mitarbeitende organisieren.
Gesetzliche Ansprüche wie Feiertagsvergütung, bezahlter Jahresurlaub, Krankengeld und Zahlungen zum Jahresende müssen ebenfalls auf der richtigen Grundlage berechnet werden.
Keine dieser Aufgaben ist aussergewöhnlich kompliziert.
Fehler können jedoch schnell zu Problemen führen. Genau dieser administrative und regulatorische Aufwand geht auf Ihr Unternehmen über, sobald Sie einen EOR verlassen und Mitarbeitende direkt beschäftigen.
Der Übergang, den viele Unternehmen erst planen, wenn es bereits schwierig wird
Hier entsteht in der Praxis häufig das eigentliche Problem.
Ein Unternehmen wächst über den wirtschaftlich sinnvollen EOR-Punkt hinaus, stellt fest, dass die laufenden Gebühren zu hoch geworden sind, gründet kurzfristig eine eigene Gesellschaft und erkennt erst danach, wie aufwendig der Wechsel der Mitarbeitenden tatsächlich sein kann.
Die Übertragung von Mitarbeitenden vom EOR auf die neue Gesellschaft während des laufenden Jahres, die Fortführung von MPF-Beiträgen, die Wahrung der Beschäftigungsdauer und der richtige Zeitpunkt für den Wechsel der Lohnabrechnung müssen sorgfältig koordiniert werden.
Ein guter Übergang wird im Voraus geplant.
Die Gesellschaft wird gegründet, bevor die Kosten den Wechsel erzwingen, und das Team wird zu einem passenden Zeitpunkt innerhalb des Lohnabrechnungszyklus übertragen, ohne dass Beschäftigungsansprüche oder Prozesse unterbrochen werden.
Ein ungeplanter Wechsel kann am Ende mehr kosten als die EOR-Gebühren, die ursprünglich eingespart werden sollten.
Die passende Empfehlung lautet daher weder immer EOR noch immer eigene Gesellschaft.
Ein EOR kann sinnvoll sein, wenn Sie den Markt testen oder zunächst nur ein oder zwei Personen einstellen möchten. Die Geschwindigkeit und die ausgelagerten Compliance-Aufgaben können die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.
Mit wachsendem Team sollten Sie den finanziellen Wendepunkt regelmässig berechnen und eine eigene Gesellschaft gezielt gründen, sobald Mitarbeiterzahl, lokale Vertragsanforderungen oder Ihre gewünschte Marktpräsenz dafür sprechen.
Der Wechsel sollte dabei als eigenes Projekt geplant werden und nicht als nachträgliche administrative Aufgabe.
Woodburn bietet Employer-of-Record-Lösungen in Hongkong, berechnet gemeinsam mit Ihnen den tatsächlichen wirtschaftlichen Wendepunkt und unterstützt Sie, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist, bei der Gründung Ihrer eigenen Gesellschaft und dem Übergang Ihres Teams unter Wahrung der Lohnabrechnungs- und MPF-Kontinuität.
New to Hong Kong or ready to switch? Whether you are setting up a new Hong Kong company or moving away from your current provider, Woodburn makes the process clear, compliant and straightforward.
Why Woodburn?
With 30+ years’ experience, Woodburn supports international businesses setting up and operating across Hong Kong and China.
We combine technical expertise, regional knowledge and hands-on corporate services with the direct communication and responsiveness of a specialist partner.
