Anforderungen beim Wechsel eines Company Secretary in Hongkong

Kristina Coluccia
Nov 22, 2024
2 min read

In Hongkong ist jedes eingetragene Unternehmen gesetzlich verpflichtet, einen Company Secretary zu ernennen. Der Company Secretary spielt eine zentrale Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Pflege der Unternehmensregister sowie als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und dem Companies Registry. Dennoch kann es Situationen geben, in denen ein Wechsel des Company Secretary erforderlich wird – sei es aufgrund einer Kündigung, veränderter Geschäftsstrategien oder dem Wunsch, einen professionelleren Dienstleister zu beauftragen.

Dieser Leitfaden erläutert die wesentlichen Anforderungen und Schritte, die beim Wechsel eines Company Secretary in Hongkong zu beachten sind.

Gesetzliche Pflicht zur Ernennung eines Company Secretary

Nach der Hong Kong Companies Ordinance (Cap. 622) muss jedes in Hongkong eingetragene Unternehmen einen Company Secretary bestellen:

Bei einer Private Limited Company muss der Company Secretary entweder eine in Hongkong ansässige natürliche Person oder ein in Hongkong registrierter Corporate Service Provider sein.
Bei einer Public Company gelten strengere Anforderungen – der Secretary muss Mitglied einer anerkannten Berufsorganisation sein.

Das Fehlen eines Company Secretary kann zu Sanktionen führen und gilt als Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften Hongkongs.

Gründe für einen Wechsel des Company Secretary

Ein Unternehmen kann sich aus unterschiedlichen Gründen für die Ernennung eines neuen Company Secretary entscheiden:

Kündigung oder Rücktritt des bisherigen Secretary.
Unzufriedenheit mit der Qualität der erbrachten Dienstleistungen.
Wunsch nach einem professionellen Anbieter, um die Compliance zu verbessern.
Strategische Veränderungen in der Unternehmensstruktur oder im Geschäftsbetrieb.

Schritte zum Wechsel eines Company Secretary in Hongkong

Der Wechsel eines Company Secretary ist zwar relativ unkompliziert, muss jedoch formal korrekt erfolgen:

1. Beschluss des Verwaltungsrats

Die Direktoren müssen per Board Resolution den Rücktritt oder die Abberufung des bisherigen Company Secretary und die Ernennung des neuen bestätigen.

2. Zustimmung des neuen Company Secretary

Der neu ernannte Secretary muss schriftlich sein Einverständnis zur Übernahme der Funktion erklären.

3. Einreichung von Formular ND2A

Das Unternehmen muss das Formular ND2A (Notice of Change of Company Secretary and Director) beim Companies Registry einreichen. Die Frist hierfür beträgt 15 Tage ab dem Wechsel.

4. Aktualisierung der Unternehmensunterlagen

Das interne Register, insbesondere das Register of Secretaries, muss auf den neuesten Stand gebracht werden.

5. Benachrichtigung relevanter Parteien

Gegebenenfalls sind Banken, Geschäftspartner oder andere Stakeholder über den Wechsel zu informieren, um administrative Komplikationen zu vermeiden.

Compliance-Aspekte

Eine verspätete Mitteilung an das Companies Registry nach Ablauf der 15-Tage-Frist kann zu Geldstrafen führen.
Es ist sicherzustellen, dass der neue Company Secretary die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Eine ordnungsgemäße Übergabe der Unterlagen und Register ist unerlässlich, um Kontinuität zu gewährleisten.

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