Wie Cloud-Payroll und Sozialversicherung für Mitarbeiter in China funktionieren
Einen Mitarbeiter in China zu bezahlen ist nicht einfach eine Frage der Gehaltsüberweisung. Um dieses Gehalt herum besteht ein System aus verpflichtenden Sozialversicherungs- und Wohnungsfondsbeiträgen, aufgeteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, berechnet nach Regeln, die sich je nach Standort unterscheiden und im Laufe der Zeit ändern. Für ein ausländisches Unternehmen ist es sowohl eine rechtliche als auch eine Reputationsfrage, dies richtig zu handhaben, denn Mitarbeiter bemerken schnell, wenn ihre Beiträge nicht stimmen.
Die zwei Hälften der Gehaltsabrechnung
Eine chinesische Gehaltsabrechnung besteht aus einem Bruttogehalt, von dem die persönliche Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil der Beiträge einbehalten werden, sowie einer separaten Ebene an Arbeitgeberbeiträgen, die zusätzlich gezahlt werden. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, beide Anteile zu berechnen, den Arbeitnehmeranteil einzubehalten und die kombinierten Beiträge an die Behörden abzuführen. Der Arbeitnehmer sieht nur sein Nettogehalt, doch der Arbeitgeber trägt die Compliance für die gesamte Struktur.
Was die Sozialversicherung umfasst
Rentenbeiträge für die Altersvorsorge des Arbeitnehmers.
Krankenversicherung zur Deckung der Gesundheitskosten.
Arbeitslosenversicherung.
Berufsunfallversicherung, in der Regel vom Arbeitgeber finanziert.
Mutterschaftsversicherung, sofern zutreffend.
Der Wohnungsfonds, ein separater Pflichtbeitrag neben der Sozialversicherung.
Warum der Standort so entscheidend ist
Die Beitragssätze und die Gehaltsbemessungsgrundlagen, nach denen sie berechnet werden, werden lokal und nicht landesweit festgelegt, sodass dasselbe Gehalt in verschiedenen Städten unterschiedliche Beitragsbeträge ergeben kann. Auch die Bemessungsgrundlagen werden regelmäßig angepasst. Eine im vergangenen Jahr korrekte Gehaltsabrechnung kann still und leise nicht mehr konform sein, wenn sich die lokale Bemessungsgrundlage ändert und die Berechnung nicht aktualisiert wird. Das ist der mit Abstand häufigste Grund, warum manuelle Gehaltsabrechnungen fehlerhaft werden.
Beitragssätze und Bemessungsgrundlagen werden lokal festgelegt und ändern sich mit der Zeit. Eine im letzten Jahr korrekte Gehaltsabrechnung ist nicht automatisch auch dieses Jahr korrekt.
Wo Cloud-Payroll ihren Nutzen zeigt
Ein Cloud-Payroll-System hält die aktuellen lokalen Sätze und Bemessungsgrundlagen vor, wendet sie konsistent an, behält die korrekte persönliche Einkommensteuer ein und erstellt die Aufzeichnungen, die Behörden und Prüfer erwarten. Es verwandelt eine Berechnung, die sich von Stadt zu Stadt und von Jahr zu Jahr ändert, in eine monatliche Routine und hält eine saubere Nachvollziehbarkeit, sodass Rückfragen beantwortet werden können, ohne monatelange Zahlen von Hand zu rekonstruieren.
Was bei der Compliance auf dem Spiel steht
Zu niedrig angesetzte Beiträge sind keine private Buchhaltungsangelegenheit. Sie setzen den Arbeitgeber Nachzahlungen und Bußgeldern aus und schädigen das Vertrauen der Mitarbeiter, deren Renten- und Krankenversicherungsansprüche von korrekten Beiträgen abhängen. Für ein ausländisches Unternehmen, das ein Team aufbaut, das es nicht verlieren möchte, ist eine korrekte Gehaltsabrechnung Teil davon, ein glaubwürdiger Arbeitgeber zu sein – nicht nur eine Compliance-Aufgabe.
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