Warum interne Buchhaltung in China scheitert
Ausländische Gründer kommen häufig mit einer nachvollziehbaren Annahme nach China: Die Buchhaltung wird sauber in der bereits bekannten Buchhaltungssoftware geführt und die Zahlen werden am Jahresende an den Steuerberater oder Buchhalter übergeben.
In vielen Märkten funktioniert dieses Modell. In China jedoch nicht.
Der Grund liegt in der Struktur des chinesischen Steuer- und Compliance-Systems. Steuerliche Verpflichtungen folgen einem festen monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Rhythmus, wobei verspätete oder unvollständige Meldungen nur begrenzt toleriert werden. Die zugrunde liegende Buchhaltung muss deshalb von Anfang an nach lokalen Anforderungen geführt werden und kann nicht erst später entsprechend angepasst werden.
Der monatliche Rhythmus, der Unternehmen häufig überrascht
Anders als in Ländern, in denen die jährliche Steuererklärung den zentralen Termin darstellt, erwartet China während des gesamten Jahres regelmässige Meldungen.
Umsatzsteuer, Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer, der Einbehalt der individuellen Einkommensteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge folgen jeweils eigenen wiederkehrenden Fristen.
Ein Unternehmen, das seine Buchhaltung im Laufe des Jahres vernachlässigt und plant, alles erst zum Jahresende abzustimmen, stellt möglicherweise zu spät fest, dass bereits mehrere monatliche Verpflichtungen versäumt wurden.
Jede dieser Versäumnisse kann Zuschläge oder andere Konsequenzen nach sich ziehen und das Risikoprofil des Unternehmens bei den Steuerbehörden erhöhen.
In China ist eine laufend aktuelle Buchhaltung keine zusätzliche Qualitätsstufe. Sie ist die Grundlage, auf der das gesamte System funktioniert.
Die Buchhaltung wird nicht erst vor der jährlichen Meldung aufgeräumt. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass die monatlichen Meldungen überhaupt korrekt erstellt werden können.
Warum Ihre internen Finanzberichte nicht ausreichen
Hier gibt es eine klare Grenze, die viele Investoren bei ihrem ersten Markteintritt in China überrascht.
Für gesetzliche Zwecke akzeptieren die chinesischen Steuerbehörden interne Finanzberichte eines Unternehmens nicht als Ersatz für ordnungsgemäss geführte lokale Bücher.
Die Buchhaltung muss nach chinesischen Rechnungslegungsstandards und in einer von den Behörden anerkannten Form geführt werden.
Auch die gesetzlich vorgeschriebene jährliche Prüfung, auf der die Körperschaftsteuerabstimmung basiert, muss sich auf diese regelkonforme Buchhaltung stützen.
Eine hervorragend gepflegte Tabelle oder ein Bericht im Format der internationalen Konzernzentrale kann für das interne Management sehr hilfreich sein. Für die chinesischen Behörden ist dies jedoch nicht automatisch die massgebliche Buchhaltungsgrundlage.
Die gesetzeskonforme Buchhaltung erst im Nachhinein parallel aufzubauen, ist zeitaufwendiger, teurer und anfälliger für Fehler, als sie von Beginn an korrekt zu führen.
Wo Cloud Accounting seinen Wert zeigt
Genau diese Lücke kann eine regelkonforme und speziell für China konfigurierte Cloud-Buchhaltung schliessen.
Richtig eingerichtet, erfüllt sie mehrere Funktionen gleichzeitig:
Die Buchhaltung wird kontinuierlich nach chinesischen Rechnungslegungsstandards geführt. Dadurch sind die monatlichen Meldungen jederzeit vorbereitet und für die Jahresabschlussprüfung stehen saubere und nachvollziehbare Daten zur Verfügung.
Buchhaltung, Steuern sowie gegebenenfalls Zoll- und Devisendaten können besser aufeinander abgestimmt werden. Dadurch reduziert sich das Risiko von Abweichungen, die zunehmend durch automatisierte Prüfungen erkannt werden.
Die internationale Konzernzentrale erhält laufenden Einblick in die Zahlen des China-Geschäfts, ohne bis zum Jahresende auf eine separate Übertragung oder Aufbereitung warten zu müssen.
Das System kann an Änderungen lokaler Vorschriften angepasst werden, anstatt sich ausschliesslich darauf zu verlassen, dass regulatorische Änderungen manuell erkannt und umgesetzt werden.
Der strategische Nutzen geht über Compliance hinaus
Buchhaltung lediglich als administrative Compliance-Aufgabe zu betrachten, unterschätzt ihre Bedeutung.
Aktuelle, korrekte und lokal regelkonforme Finanzdaten ermöglichen es einer ausländischen Muttergesellschaft, die tatsächliche Entwicklung des China-Geschäfts zu beurteilen, rechtzeitig Entscheidungen zu treffen und Gewinne in Form von Dividenden ins Ausland zu transferieren, sofern Zahlen und wirtschaftliche Substanz dies unterstützen.
Unternehmen, die in China Schwierigkeiten bekommen, haben nicht zwangsläufig ein schwaches Geschäftsmodell.
Häufig liegt das Problem in einer unzureichenden Buchhaltung. Schwierigkeiten werden dann erst am Jahresende erkannt, obwohl eine korrekt geführte monatliche Buchhaltung sie deutlich früher sichtbar gemacht hätte.
Eine ordnungsgemässe Buchhaltung bildet die Grundlage für nahezu alle weiteren finanziellen Compliance-Themen in China, darunter Steuern, Prüfung und Gewinnausschüttung ins Ausland.
Woodburn bietet ausländisch investierten Unternehmen in China regelkonforme Cloud-Buchhaltung und laufende Buchhaltungsdienstleistungen.
Ihre Bücher werden Monat für Monat nach lokalen Anforderungen geführt, sind für die jeweiligen Meldungen und Prüfungen vorbereitet und bleiben gleichzeitig für Ihre internationale Unternehmenszentrale transparent und nachvollziehbar.
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