China Accounting Health Check: Die wichtigsten Bereiche, die Sie vor der Prüfungssaison überprüfen sollten
Wenn Sie Ihre Buchhaltung in China intern führen, liegt der Wert eines Accounting Health Checks vor allem in seiner strukturierten Vorgehensweise. Er prüft dieselben Bereiche, die heute auch von den automatisierten Systemen der chinesischen Steuerbehörden überwacht werden, allerdings zu einem Zeitpunkt, den Sie selbst bestimmen. Nachfolgend finden Sie die Bereiche, die vor der Prüfungssaison besonders sorgfältig geprüft werden sollten.
1. Abstimmung von Rechnungen und Umsätzen
Dies ist eine der wichtigsten Prüfungen. Stimmen Ihre offiziellen Rechnungen vollständig mit den erklärten Umsätzen überein?
Da automatisierte Systeme die erklärten Umsätze mit Rechnungsdaten und Bankbewegungen vergleichen, gehören Abweichungen in diesem Bereich häufig zu den ersten Auffälligkeiten.
Stellen Sie sicher, dass Rechnungen, deklarierte Umsätze und Zahlungseingänge über den gesamten Berichtszeitraum hinweg übereinstimmen und nicht nur zum Jahresende.
2. Belege und steuerliche Abzugsfähigkeit von Ausgaben
In China können Ausgaben ohne gültige offizielle Rechnung unter Umständen steuerlich nicht abzugsfähig sein.
Prüfen Sie, ob Kosten ordnungsgemäss belegt sind, ob die richtige Rechnungsart für die jeweilige Transaktion verwendet wurde und ob Ausgaben verbucht wurden, die einer genaueren Prüfung möglicherweise nicht standhalten.
Abweichungen beispielsweise bei Reise- und Veranstaltungskosten oder Verzögerungen beim Erhalt offizieller Rechnungen können den Eindruck überhöhter Kosten erwecken und zusätzliche Aufmerksamkeit der Behörden auslösen.
3. Rechnungsanforderungen und digitale Rechnungsstellung
Kleine Fehler können in diesem Bereich erhebliche Folgen haben.
Prüfen Sie, ob Firmennamen der Käufer und Steueridentifikationsnummern korrekt sind, ob die richtige Rechnungskategorie verwendet wurde und ob Ihre Prozesse für vollständig digitale Rechnungen auf dem aktuellen Stand sind.
Da sich das chinesische Rechnungswesen zunehmend auf digitale Systeme verlagert, können veraltete Prozesse dauerhaft zu administrativen Problemen führen.
4. Konsistenz der Steuererklärungen im Jahresverlauf
Ordnungsgemäss eingereichte monatliche und vierteljährliche Steuererklärungen ergeben ein konsistentes Gesamtbild.
Häufige Korrekturen, verspätete Meldungen und nachträgliche Anpassungen vermitteln dagegen ein anderes Bild.
Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Meldungen während des gesamten Jahres regelmässig und fristgerecht eingereicht wurden. Die jährliche steuerliche Abstimmung wird mit sämtlichen im Laufe des Jahres eingereichten Angaben abgeglichen.
5. Bankbewegungen und grenzüberschreitende Transaktionen
Automatisierte Überwachungssysteme richten besonderes Augenmerk auf hohe Überweisungen und grenzüberschreitende Transaktionen.
Stellen Sie sicher, dass Bankbewegungen nachvollziehbar dokumentiert sind und mit den gemeldeten Geschäftsaktivitäten übereinstimmen. Prüfen Sie ausserdem, ob erforderliche Schritte im Zusammenhang mit Devisentransaktionen fristgerecht registriert wurden.
Hier kann auch ein gut strukturierter Geschäftskontoansatz mit mehreren Währungen hilfreich sein. Klare und nachvollziehbare grenzüberschreitende Zahlungsströme lassen sich leichter abstimmen als fragmentierte Zahlungsstrukturen.
Als Airwallex Channel Partner kann Woodburn Sie bei der Einrichtung eines Geschäftskontos mit mehreren Währungen unterstützen, wenn dies dazu beiträgt, Ihre Zahlungsprozesse übersichtlicher zu gestalten.
6. Lagerbestände und Kostenaufzeichnungen
Abweichungen zwischen Lageraufzeichnungen und tatsächlichen Beständen können als Hinweis auf nicht deklarierte Einnahmen oder überhöhte Kosten interpretiert werden.
Für Handels- und Produktionsunternehmen stellt dies ein konkretes Prüfungsrisiko dar. Eine Abstimmung der physischen Bestände mit den Buchhaltungsunterlagen sollte daher Bestandteil jeder umfassenden Prüfung sein.
7. Lohnabrechnung, individuelle Einkommensteuer und Sozialabgaben
Der Einbehalt der individuellen Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Beiträge zum Housing Fund erfolgt in China im monatlichen Zyklus und wird systemseitig abgeglichen.
Prüfen Sie, ob die Lohnabrechnungen mit den tatsächlich gezahlten Beträgen übereinstimmen und ob Sachverhalte im Zusammenhang mit ausländischen Mitarbeitenden korrekt behandelt wurden. Dazu gehört auch die Einhaltung des Zeitraums für die jährliche Abstimmung der individuellen Einkommensteuer.
8. Transaktionen mit verbundenen Unternehmen und konzerninterne Positionen
Wenn Ihre chinesische Gesellschaft Transaktionen mit anderen Unternehmen innerhalb der Gruppe durchführt, sollten Sie prüfen, ob diese Transaktionen ausreichend dokumentiert und die zugrunde liegenden Preise sachlich begründbar sind.
Genau diese Zahlungs- und Transaktionsströme werden von automatisierten Analysesystemen mit Branchenwerten und vergleichbaren Unternehmensdaten abgeglichen.
9. Ruhende Gesellschaften oder Unternehmen mit geringer Geschäftstätigkeit
Auch eine Gesellschaft mit geringer oder gar keiner Geschäftstätigkeit unterliegt in China in der Regel weiterhin jährlichen Meldepflichten sowie gegebenenfalls Nullmeldungen.
Wenn Sie eine wenig aktive chinesische Gesellschaft halten, sollten Sie deshalb sicherstellen, dass sämtliche erforderlichen Meldungen eingereicht werden, anstatt davon auszugehen, dass bei fehlender Geschäftstätigkeit keine Verpflichtungen bestehen.
Wie Woodburn unterstützt
Woodburn kann diese Prüfung gemeinsam mit Ihrem Team oder unabhängig durchführen und Ihnen eine klare Übersicht darüber geben, welche Bereiche ordnungsgemäss geführt werden und wo vor einer möglichen Prüfung Handlungsbedarf besteht.
Ihre interne Buchhaltungsfunktion bleibt bestehen. Gleichzeitig erhalten Sie eine unabhängige externe Prüfung der Bereiche, die aus Compliance-Sicht besonders relevant sind.
Da die Überprüfung der Arbeit eines bestehenden Teams ebenso viel mit Vertrauen wie mit fachlicher Genauigkeit zu tun hat, setzt Woodburn auf eine sachliche Zusammenarbeit und klare, praktisch umsetzbare Empfehlungen.
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